Doba koronavirová byla a je velkou zkoušku pro celou naši firmu. Avšak věříme, že ji zvládáme opravdu bravurně. Nejenže jsme se dokázali v  rekordním čase přesunout 100% na Home Office, ale čerpáme z  této zkušenosti i nyní, kdy bezpečnostní opatření lehce mění svůj charakter. Nastavili jsme si vlastní „smart working“ pravidla, která nám pomáhají skloubit práci z  pohodlí domova i z kanceláře. Tato hybridní pracovní kultura nám nesmírně vyhovuje, avšak museli jsme jí jít naproti. Například jsme vybavili naši firmu novou komunikační technikou, která nám usnadňuje spolupráci nejen s  kolegy pracujícími z  domova, ale také s  pobočkou v  Olomouci, či našimi partnery. Nezapomínáme také na neustálý rozvoj, a proto se vzděláváme nejen v  oblasti efektivního využívání komunikačních nástrojů jako je Teams, ale rozvíjíme i své další dovednosti prostřednictvím nově spuštěné e-learningové platformy We LEARN. I přes všechny nástrahy, které nám poslední měsíce přinášejí, se snažíme neustále zlepšovat a poskytovat naše služby ve vysoké kvalitě. 

100% Home Office v  rekordním čase

V  reakci na aktuální stav koronavirové pandemie jsme mimo jiné zavedli 100% práci z  domova. V  první polovině března se tak celá Europ Assistance v  řádu 2-3 dní kompletně přesunula na Home Office. Této akci předcházel test, který měl zjistit aktuální funkčnost technického vybavení a infrastruktury v  domovech všech našich kolegů. Díky tomu jsme tak zachovali plnou funkčnost všech našich služeb ve 100% kvalitě. Pomáhat lidem v  nouzi je totiž naším posláním, kterému ani koronavirová krize nezkřiví vlásek. Více o našem přesunu na 100% Home Office jste se mohli dočíst v tomto článku.

Hybridní forma spolupráce a smartworking

Ze zkušeností získaných díky práci 100% z  domova čerpáme doposud. Při rozvolňování bezpečnostních pravidel jsme se pomalu začali navracet do kanceláří, avšak vše probíhalo na dobrovolné bázi. V  této fázi jsme se tak postupně učili, jak spolupracovat v  tzv. hybridním režimu = propojení práce kolegů na Home Office s  těmi, kteří jsou v kanceláři. Velkým pomocníkem pro nás byl koncept smartworkingu, který využívá moderní technologie a dopomáhá tak ke zjednodušení práce, větší flexibilitě a také spokojenosti zaměstnanců. Tento inovativní model práce stojí na 4 klíčových pilířích:

Ve zkratce tyto klíčové pilíře reflektují možnost práce kdekoliv a kdykoliv za dodržení specifických podmínek. Současně dbají na efektivní využití moderních technologií a na fungující otevřenou kulturu, která je založená na důvěře a práci se zpětnou vazbou.

Aby tento koncept správně fungoval, bylo nutné zavést konkrétní pravidla, která reflektují nejen práci z  Home Office, ale i bezpečnostní politiku informací, BOZP nebo PO. Komunikace a organizace schůzek dostala také sadu doporučení, která nám pomáhají efektivně fungovat v  hybridním režimu.

Veškeré změny související s implementací pravidel smartworkingu bylo nutné také formalizovat. Proto je nyní smartworking součástí našich interních směrnic, ke kterým mají přístup všichni zaměstnanci Europ Assistance.

Jak efektivně skloubit home office s prací v kanceláři

Vliv hybridní spolupráce na efektivní fungování firmy

Jak se nová forma spolupráce projevila na fungování celé naší firmy? Zeptali jsme se Petra Vaverky, manažera oddělení technické asistence: „Co se týče NPS*, podařilo se nám v tomto období (počátek implementace 100% HO až po současný stav) udržet velmi vysoký standard. Konkrétně na naší technické platformě se NPS pohybovalo kolem 85 %. Hybridní forma spolupráce v  zásadě neovlivnila produktivitu našich koordinátorů. To i z  toho důvodu, že jsme se naučili lépe řídit kapacity a přerozdělovat práci. Efektivita je pro nás velmi důležitá a nově načerpané zkušenosti z této doby nás v  tomto směru dál rozvíjejí.“

Miro Hanzely, manažer domácí a cestovní asistence, vnímá nově nastavený koncept následovně: „ Karanténa a nové opatrenia nás naučili, ako sa v budúcnosti v podobných prípadoch správať. Ak by sme boli nútení čeliť podobnej situácii, vieme, že sme flexibilná firma, ktorá je schopná pohotovo reagovať, a to bez negatívneho dopadu na kvalitu poskytovaných služieb. Oproti obdobiu pred epidémiou komunikujeme denne prostredníctvom nových technológií ako je napríklad Teams. Frekvencia pravidelných mítingov s tímom nebola tak častá a kontakt na Home Office si vyžiadal častejšiu spoločnú komunikáciu. On-line sme naštartovali ranné stretnutia a denné updaty. Vnímam tiež veľmi pozitívne, že sme boli schopní zareagovať na dopyt našich klientov a poskytujeme im predcestovné telefonické konzultácie, ktoré im pomôžu lepšie sa pripraviť na aktuálne bezpečnostné opatrenia v  krajine, do ktorej sa chystajú vycestovať.

*NPS neboli Net Promoter Score je metoda zjišťování zákaznické spokojenosti. Více informací o tom, jak se zákaznickou spokojeností pracujeme v  Europ Assistance se můžete dočíst v  tomto článku.

Online vzdělávání jako podpora nové kultury

Aby Europ Assistance pod křídly nového konceptu fungovala efektivně, bylo nutné naše kolegy vybavit potřebným know-how. Konkrétním příkladem je třeba větší využití Microsoft Office 365 a nového komunikačního kanálu Teams, který se stal v  tomto období nedílnou součástí našich pracovních životů. Bylo tak nutné kolegy proškolit, jak podobné systémy používat. Nejlepší učitel je praxe, a proto veškerá online školení probíhala rovnou skrze Teams, kolegové tak měli možnost si veškeré funkcionality rovnou vyzkoušet.

Ač to může někoho překvapit, v  oblasti vzdělávání jsme v  této situaci rozhodně nedřímali. Podařilo se nám spustit novou vzdělávací platformu WeLEARN, která pro všechny naše zaměstnance poskytuje tisícovky online kurzů týkajících se technických dovedností, digitálních kompetencí a soft skillů. Své si zde najdou jak začátečníci, tak seniorní profesionálové.

Jak efektivně skloubit home office s prací v kanceláři

Budoucnost smartworkingu v  Europ Assistance

Nehodláme usnout na vavřínech a chceme se dál posouvat směrem k  moderní a flexibilní firmě. Nejenže budeme dál využívat výdobytků dnešní doby v  podobě inovativní komunikační techniky a podpůrných aplikací, ale nadále chceme podporovat možnost práce z  Home Office, kterou vnímáme mimo jiné jako skvělý benefit pro naše zaměstnance. Nezapomínáme ani na naše klienty a kontinuálně pracujeme na nových produktech, které vznikají ruku v ruce s naší vizí: To be the most reliable care company in the world. Jsme skálopevně přesvědčení, že i díky smartworkingu a efektivní hybridní spolupráci jsme na dobré cestě.